Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d) mit dem Schwerpunkt Buchhaltung

in Teilzeit für die Musikschule der GEMEINNÜTZIGEN

In den über 30 Jahren ihres Bestehens hat sich unsere Musikschule als feste Größe in Lübeck für ein qualitativ hochwertiges Ausbildungsniveau sowohl im Musikalischen als auch im Kunst- und Theaterbereich etabliert. Alle Schülerinnen und Schüler werden von Anfang an einzeln oder in der Gruppe so gefördert, dass sie ihren Talenten und Fähigkeiten entsprechend am besten vorankommen. Die Musikschule umfasst gemeinsam mit der Schauspielschule, der Kunstschule und der Lübecker Knabenkantorei 140 Dozentinnen und Dozenten sowie 2.900 Schülerinnen und Schüler, die in über 1.000 Jahreswochenstunden unterrichtet werden.

Träger der Musikschule ist die Gesellschaft zur Beförderung gemeinnütziger Tätigkeit, mit 234 Jahren Lübecks älteste Bürgerinitiative. Bildung, Dialog und soziales Engagement sind die Ideen und Ziele unserer Arbeit. Zu diesem Zweck bietet die GEMEINNÜTZIGE neben der Familienbildungsstätte in Lübeck noch weiteren 20 Einrichtungen, 45 Stiftungen und 40 Tochtergesellschaften einen gemeinsamen organisatorischen Rahmen sowie finanzielle Unterstützung und Sicherheit.

Ab dem 01.06.2023 suchen wir für unsere Musikschule eine/n Verwaltungsmitarbeiter*in mit dem Schwerpunkt Buchhaltung in Teilzeit mit 20 Wochenstunden

Was Sie bei uns tun:

  • Sie betreuen unsere Kursangebote und die Verteilung der Schüler*innen an unsere Lehrkräfte

  • Dabei fungieren Sie als Bindeglied zwischen der Anmeldung der Schüler*innen und dem Erstkontakt mit der Lehrkraft inkl. der zugehörigen administrativen Tätigkeiten wie z.B. die Einbuchung der Schüler*innen in die Verwaltungssoftware SpeedAdmin

  • Sie rechnen den geleisteten Unterricht ab, erstellen Gebührenbescheide und sorgen für einen verlässlichen Rechnungsversand

  • Darüber hinaus engagieren Sie sich im Rahmen des Debitorenmanagements für die Rechnungsprüfung, die Projektabrechnung und unterstützen bei Bedarf die Finanzbuchhaltung der Hauptverwaltung der GEMEINNÜTZIGEN beim Mahnwesen

  • In Ihrem Aufgabenbereich der buchhaltungsnahen Tätigkeiten sind Sie wichtiges Bindeglied zwischen der Musikschule und der Buchhaltung der Hauptverwaltung

  • Im Kreditorenbereich verwalten Sie die Honorarverträge mit unseren externen Dozentinnen und Dozenten und kontrollieren die Inrechnungstellung ihrer geleisteten Unterrichtsstunden

  • Ferner wirken Sie bei Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen mit, engagieren sich mit eigenen Beiträgen in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, betreuen unsere Internetpräsenz, gestalten Werbemittel, koordinieren und dokumentieren Projekte von der Antragstellung bis hin zum Verwendungsnachweis und führen eine eigenständige Korrespondenz mit unseren Kundeninnen und Kunden sowie unseren Kooperationspartnern

  • Aufgrund der regelmäßig auftretenden Belastungsspitzen z.B. durch Abrechnungsphasen, Quartalswechsel oder Veranstaltungen der Musikschule müssen Sie damit rechnen, dass es, wie bei vielen Kultur- und Bildungseinrichtungen üblich, immer wieder einmal zu einem hohen Maß an Arbeitsverdichtung, ggf. auch an Wochenenden, kommen kann

Was Sie mitbringen:

  • Ihre fundierten Kenntnisse und praktische Erfahrungen in Buchhaltungsthemen und hier besonders im Debitorenmanagement sind für uns von hoher Priorität

  • Sie sind es gewohnt, selbständig zu arbeiten und verfügen über eine hohe Konzentrationsfähigkeit

  • Aufgrund des relativ starken Publikumsverkehrs in unserem Verwaltungsbüro ist eine große Flexibilität hinsichtlich der Bewältigung Ihrer Aufgaben unumgänglich

  • Turbulente Situationen sind für Sie Motivation und Herausforderung zugleich - einen klaren Kopf behalten Sie so oder so

  • Als Teamplayer konnten Sie Ihr Organisationstalent nachweisbar bereits unter Beweis stellen

  • Sehr gute EDV-Kenntnisse in den MS Office Anwendungen Excel, Word, Outlook und Powerpoint runden Ihr Profil ab

  • Sie sind sicher in Wort und Schrift und in der Lage, eigenständig Texte wie zum Beispiel Pressemitteilungen, Projektbeschreibungen und Anzeigen zu verfassen

  • Im Umgang mit Menschen, vor allem mit Kindern und Jugendlichen, sind Sie offensiv und Sie pflegen einen freundlichen, aber auch verbindlichen Umgang mit unseren Lehrkräften

  • Erfahrung im Kulturbereich ist wünschenswert, aber kein Muss

  • Wir gehen davon aus, dass Sie als unsere zukünftige Mitarbeiterin bzw. als unser zukünftiger Mitarbeiter Interesse an Musik und am Musizieren haben und eventuell sogar selbst ein Instrument spielen

Was Sie erwarten können:

  • Eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit

  • Einen zukunftssicheren und ansprechenden Arbeitsplatz in Lübecks größten Musikschule

  • Einen unbefristeten Arbeitsplatz in Teilzeit mit 20 Wochenstunden

  • 30 Urlaubstage bezogen auf eine 5-Tage-Woche

  • Einen Arbeitgeberzuschuss zu Ihrer betrieblichen Altersversorgung

  • Eine zentral gelegene Arbeitsstätte auf der Altstadtinsel im eigenen Musikschulgebäude

  • Flache Hierarchien, direkte Kommunikations- und kurze Entscheidungswege

  • Fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten bei Bedarf

  • Nette und hilfsbereite Kolleginnen und Kollegen, die Ihnen jederzeit zur Seite stehen und sich gerade auch während Ihrer gründlichen Einarbeitung um Sie kümmern

  • Ein aufgeschlossenes und motiviertes Team, dass sich auf Sie und Ihre Unterstützung freut

  • Die nicht alltägliche Möglichkeit, beeindruckenden Musiker*innen und Künstlerpersönlichkeiten kennenzulernen und mit ihnen unmittelbar in Kontakt zu kommen

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann sollten Sie sich unbedingt bei uns bewerben! Bitte mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen. Ihre Bewerbung senden Sie bitte an Herrn Lange, den Leiter unserer Musikschule (Mail: lange@die-gemeinnuetzige.de). Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Für Fragen zu Ihren Aufgaben und sonstige Informationen steht Ihnen Herr Lange unter der Tel. Nr. 0451-583448-51 oder per Mail (lange@die-gemeinnuetzige.de) gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Lübecker Musikschule der GEMEINNÜTZIGEN
Rosengarten 14-18
23552 Lübeck
Tel: 0451-583448-50
www.luebeckermusikschule.de
www.die-gemeinnuetzige.de