Organisations- und Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)

in Teilzeit für die Musikschule der GEMEINNÜTZIGEN

In den über 30 Jahren ihres Bestehens hat sich unsere Musikschule als feste Größe in Lübeck für ein qualitativ hochwertiges Ausbildungsniveau sowohl im Musikalischen als auch im Kunst- und Theaterbereich etabliert. Alle Schülerinnen und Schüler werden von Anfang an einzeln oder in der Gruppe so gefördert, dass sie ihren Talenten und Fähigkeiten entsprechend am besten vorankommen. Die Musikschule umfasst gemeinsam mit der Schauspielschule, der Kunstschule und der Lübecker Knabenkantorei 140 Dozentinnen und Dozenten sowie 2.900 Schülerinnen und Schüler, die in über 1.000 Jahreswochenstunden unterrichtet werden.

Träger der Musikschule ist die Gesellschaft zur Beförderung gemeinnütziger Tätigkeit, mit 234 Jahren Lübecks älteste Bürgerinitiative. Bildung, Dialog und soziales Engagement sind die Ideen und Ziele unserer Arbeit. Zu diesem Zweck bietet die GEMEINNÜTZIGE neben der Familienbildungsstätte in Lübeck noch weiteren 20 Einrichtungen, 45 Stiftungen und 40 Tochtergesellschaften einen gemeinsamen organisatorischen Rahmen sowie finanzielle Unterstützung und Sicherheit.

Ab dem 01.06.2023 suchen wir für unsere Musikschule eine/n Organisations- und Verwaltungsmitarbeiter*in in Teilzeit mit 20 Wochenstunden

Was Sie bei uns tun:

  • Schüler-, Dozenten-, Raum- und Inventarverwaltung für die Musikschule, die Kunstschule, die Lübecker Knabenkantorei und die Schauspielschule (140 Dozentinnen und Dozenten, 2.900 Schülerinnen und Schüler)

  • Betreuung der Kursangebote, Verteilung der Schüler an Lehrkräfte, Bindeglied zwischen Anmeldung der Schüler und Erstkontakt durch die Lehrkräfte, Einbuchung von Schülern in die Verwaltungssoftware SpeedAdmin

  • Implementierung neuer Unterrichtsformate in die Verwaltungssoftware

  • Vertrags- und Abrechnungswesen: Abrechnung des Unterrichts und der Gebührenbescheide

  • Arbeit als Bindeglied zwischen der Musikschule und der Finanzbuchhaltung der Gemeinnützigen Lübeck (mit buchhaltungsnahen Tätigkeiten), Rechnungsversand

  • Erstellung von Honorarverträgen, Dozentenverwaltung, Abrechnung der Honorarkräfte

  • Projektmanagement: Verwaltung und Dokumentation von Anträgen bis hin zu Verwendungsnachweisen

  • Öffentlichkeitsarbeit: eigene textliche Beiträge z.B. für Werbung, Rundschreiben und Webseiten, telefonische und persönliche Kundenberatung sowie Schülerakquise

  • Pflege der Webseite der Musikschule

  • Mitarbeit bei Musikschulveranstaltungen und Besprechungen

  • Aufgrund der regelmäßig auftretenden Belastungsspitzen z.B. durch Abrechnungsphasen, Quartalswechsel oder Veranstaltungen der Musikschule müssen Sie damit rechnen, dass es, wie bei vielen Kultur- und Bildungseinrichtungen üblich, immer wieder einmal zu einem hohen Maß an Arbeitsverdichtung, ggf. auch an Wochenenden, kommen kann

Was Sie mitbringen:

  • Sie verfügen über grundlegende Erfahrung in der Buchhaltung und/oder Kulturmanagement

  • Als Teamplayer konnten Sie Ihr Organisationstalent nachweisbar bereits unter Beweis stellen

  • Sie sind es gewohnt, selbständig zu arbeiten und verfügen über eine hohe Konzentrationsfähigkeit

  • Sie haben sehr gute EDV-Kenntnisse in den MS Office Anwendungen Word, Excel und Outlook sowie Spaß an der Gestaltung von Webseiten

  • Aufgrund des relativ starken Publikumsverkehrs in unserem Verwaltungsbüro ist eine große Flexibilität hinsichtlich der Bewältigung Ihrer Aufgaben unumgänglich

  • Sie sind sicher in Wort und Schrift und in der Lage, eigenständig Texte wie zum Beispiel Pressemitteilungen, Projektbeschreibungen und Anzeigen zu verfassen

  • Sie haben Freude an Musik und am Umgang mit Menschen im Allgemeinen sowie mit Künstlern und Musikern im Besonderen, spielen möglichst selbst ein Instrument

Was Sie erwarten können:

  • Eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit

  • Einen zukunftssicheren und ansprechenden Arbeitsplatz in Lübecks größten Musikschule

  • Einen unbefristeten Arbeitsplatz in Teilzeit mit 20 Wochenstunden

  • 30 Urlaubstage bezogen auf eine 5-Tage-Woche

  • Einen Arbeitgeberzuschuss zu Ihrer betrieblichen Altersversorgung

  • Eine zentral gelegene Arbeitsstätte auf der Altstadtinsel im eigenen Musikschulgebäude

  • Flache Hierarchien, direkte Kommunikations- und kurze Entscheidungswege

  • Fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten bei Bedarf

  • Nette und hilfsbereite Kolleginnen und Kollegen, die Ihnen jederzeit zur Seite stehen und sich gerade auch während Ihrer gründlichen Einarbeitung um Sie kümmern

  • Ein aufgeschlossenes und motiviertes Team, dass sich auf Sie und Ihre Unterstützung freut

  • Die nicht alltägliche Möglichkeit, beeindruckenden Musiker*innen und Künstlerpersönlichkeiten kennenzulernen und mit ihnen unmittelbar in Kontakt zu kommen

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann sollten Sie sich unbedingt bei uns bewerben! Bitte mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen. Ihre Bewerbung senden Sie bitte an Herrn Lange, den Leiter unserer Musikschule (Mail: lange@die-gemeinnuetzige.de). Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Für Fragen zu Ihren Aufgaben und sonstige Informationen steht Ihnen Herr Lange unter der Tel. Nr. 0451-583448-51 oder per Mail (lange@die-gemeinnuetzige.de) gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Lübecker Musikschule der GEMEINNÜTZIGEN
Rosengarten 14-18
23552 Lübeck
Tel: 0451-583448-50
www.luebeckermusikschule.de
www.die-gemeinnuetzige.de